Sådan arbejder du med sagsbehandling

Vær opmærksom inden du indsamler personoplysninger, både direkte fra et medlem eller fra tredjemand:

1. Er der et legitimt formål med din behandling af oplysningerne. Altså har du en god grund til at opbevare og bruge dem.

2. Minimér indsamlingen af personoplysninger, så du ikke indsamler flere oplysninger end nødvendigt til formålet.

Behandl kun personoplysninger, som er relevante for dine arbejdsopgaver. Slet data, som viser sig unødvendige, eller ikke skal bruges længere. Undgå at bruge CPR-nummeret, hvis muligt. Anvend navn og fødselsdato i stedet. Personoplysninger må kun bruges til de formål, som oplysningerne er blev indsamlet til. Det betyder, at du ikke må bruge oplysningerne til noget andet, hverken i relation til dit tillidsrepræsentantarbejde eller privat.

Del kun personoplysninger med nogle, som er berettiget til at behandle oplysningerne. Hvis du sender persondata til andre, er det dit ansvar, at dem, du sender data til, behandler data korrekt. Hvis du ikke er sikker, så lad være med at sende data.

Hold personfølsomme samtaler og personoplysninger uden for tredjemands rækkevidde. Det gælder både på gangen og i telefonen.

For eksempel:

1. Telefonsamtaler med et medlem foregår bag lukket dør.

2. Medlemssager diskuteres ikke i kantinen, fitness-rummet eller i sportsklubben.

3. Personfølsomme sager drøftes ikke over familiemiddagen eller til andre sociale sammenkomster.
   
   

Tænk dig om, før du sender e-mails. Send kun mails til strengt nødvendige modtagere, og tjek, at modtagerne er korrekt angivet. Send i Bcc, hvis du sender til mange modtagere, for eksempel en invitation til et arrangement, så kan modtagerne ikke se de andre modtagere af mailen. Skal du udveksle store mængder medlemsdata, bør du kontakte fagforeningen for at aftale, hvordan det kan gøres sikkert.

Husk at slette lister, der er forældede. Når du modtager en opdateret liste, så slet den gamle. Lister, som modtages fra fagforeningen eller Serviceforbundet, bør slettes efter anvendelse, da du altid kan få dem igen.

Ved løntjek bed medlemmet om at medbringe lønsedler på papir eller digitalt. Modtag kun de lønsedler, som skal indgå i løntjekket eller den faglige sag.

Hvis en person henvender sig og ønsker at gøre brug af sine rettigheder, er det vigtigt, at du tager henvendelsen alvorligt og straks giver den videre til fagforeningen eller Serviceforbundet. Det kan for eksempel være et tidligere medlem, som henvender sig, fordi vedkommende vil have slettet de oplysninger, du som tillidsrepræsentant opbevarer. Anmodninger om brug af rettigheder i persondataforordningen skal som hovedregel besvares senest inden for en måned. For at sikre, at en anmodning bliver behandlet korrekt og i tide, skal du straks efter modtagelsen af anmodningen kontakte din fagforening. Du må ikke selv besvare henvendelsen.

Husk, at registrerede personer (dine kolleger) med visse undtagelser og begrænsninger kan få indsigt i alt, hvad der registreres om dem, herunder i e-mails.

Gem kun personoplysninger i Teams og ikke lokalt på din egen computer eller i Dropbox, Google Drev osv. Mailprogrammer, for eksempel Outlook må ikke anvendes til at opbevare personoplysninger. Personoplysninger må kun opbevares i mailsystemet, så længe en sag er igangværende.

Print så få personoplysninger som muligt og hent print med det samme. Lad ikke print med personoplysninger ligge i printeren/kopimaskinen.

Ryd op på dit skrivebord, og lad ikke papirer med personoplysninger ligge fremme. Lås papirer med følsomme personoplysninger inde i en skuffe eller et skab. Makulér papirer og andet fysisk materiale med personoplysninger, når det ikke skal bruges længere.

Husk, at gæster på kontoret ikke må få adgang til uvedkommende data.

Lås derfor altid din computer, når du forlader den.

Gem dine noter fra arbejdspladsbesøg på en god måde. En ’kollegieblok’ med spiralryg, hvor den enkelte side kan arkiveres eller fjernes (makuleres), er en god løsning.
At tage noter i kinabog, som indeholder mange medlemsoplysninger, er problematisk, da mange medlemmers data er blandet sammen. Det giver udfordringer i forhold til sletning og i forbindelse med at imødekomme registreredes rettigheder. Desuden udgør kinabogen en stor sikkerhedsrisiko, hvis den skulle blive tabt eller stjålet.

Mistænker du eller opdager du brud på datasikkerheden, skal du straks stoppe bruddet – hvis muligt – og kontakte din fagforening.

Databrud kan for eksempel være:

• fejl i it-system, så persondata er tilgængelige på internettet.

• at en sagsmappe eller USB-nøgle med personoplysninger er tabt på parkeringspladsen.

• at en mail med medlemsdata ved en fejl er sendt til forkerte modtagere.

• at en mail til mange modtagere er sendt til Cc i stedet for Bcc.